Wysyłasz link
Każdy pobyt otrzymuje indywidualny link do procesu check-in.
Weryfikacja gości
Weryfikacja gości przed zameldowaniem w apartamencie
Zbierz wymagane dane i poproś o dokument tożsamości jeszcze przed przyjazdem. Następnie sprawdź kompletność informacji i zdecyduj, czy check-in może zostać zaakceptowany.
Przy zdalnym zameldowaniu gospodarz często nie spotyka gościa osobiście. Nadal potrzebuje jednak wiedzieć, kto korzysta z apartamentu, czy dane rezerwacji są kompletne i czy wszystkie wymagane kroki zostały wykonane przed wysłaniem kodu lub instrukcji wejścia.
Guestant porządkuje weryfikację gościa w jednym procesie online. Zakres kroków można dopasować do nieruchomości: od podstawowych danych kontaktowych, po przesłanie dokumentu i ręczną decyzję właściciela. Gość wykonuje zadania na swoim telefonie, a gospodarz śledzi status w panelu.
Problem
Zdjęcia dokumentów w komunikatorze nie tworzą dobrego procesu
Ręczne zbieranie danych zwykle oznacza kilka wiadomości, załączniki w różnych kanałach i brak pewności, czy zespół ma już komplet informacji. Przy wielu przyjazdach łatwo pomylić dokumenty, przeoczyć brakujący detal albo wysłać instrukcję wejścia zbyt wcześnie.
Uporządkowany workflow przypisuje wszystkie kroki do konkretnej rezerwacji. Właściciel widzi postęp i może podjąć decyzję po sprawdzeniu informacji zamiast odtwarzać historię rozmowy.
- Dane kontaktowe i informacje o pobycie w jednej sesji
- Dokument przypisany do właściwego check-inu
- Ręczna akceptacja albo odrzucenie przez właściciela
Jak to działa
Prosty proces dla gospodarza i gościa
Gość podaje dane
Uzupełnia wymagane informacje.
Przesyła dokument tożsaności
Jeśli ten krok jest włączony, dodaje wymagany dokument.
Sprawdzasz zgłoszenie
W panelu oceniasz komplet informacji i akceptujesz lub odrzucasz weryfikację.
Korzyści
Mniej ręcznej obsługi przed każdym przyjazdem
Komplet przed przyjazdem
Widzisz brakujące kroki wcześniej, zamiast uzupełniać dane podczas przekazywania apartamentu.
Kontrola właściciela
Automatyzacja zbiera informacje, ale końcowa decyzja o zaakceptowaniu zgłoszenia pozostaje po Twojej stronie.
Jedno miejsce na dokumenty
Pliki są przypisane do właściwej rezerwacji, a nie rozproszone w prywatnych rozmowach zespołu.
W praktyce
Proces dopasowany do najmu krótkoterminowego
Przesłanie dokumentu
Jeżeli charakter obiektu i przyjęta procedura tego wymagają, właściciel może włączyć krok przesłania dokumentu tożsamości. Gość dodaje plik bezpośrednio w swoim check-inie, a właściciel otwiera go przy właściwej rezerwacji.
Zakres zbieranych danych powinien być adekwatny do celu. Właściciel jako administrator danych odpowiada za podstawę przetwarzania, obowiązek informacyjny i ustawienia retencji właściwe dla prowadzonej działalności.
Decyzja i dalsze kroki
Po zakończeniu procesu przez gościa check-in trafia do sprawdzenia. Właściciel może zaakceptować zgłoszenie albo je odrzucić z podaniem powodu. Status jest widoczny w panelu wraz z historią najważniejszych zdarzeń.
Weryfikację można połączyć z umową, kaucją oraz wysłaniem instrukcji zameldowania. Dzięki temu dane dostępowe nie muszą być przekazywane przed wykonaniem wymaganych formalności.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Czy Guestant automatycznie potwierdza autentyczność dokumentu?
Nie. System umożliwia zebranie dokumentu i jego ręczne sprawdzenie przez właściciela. Nie należy traktować tego jako automatycznej ekspertyzy autentyczności.
Czy każdy gość musi przesyłać dokument?
Nie. Zakres workflow zależy od konfiguracji nieruchomości i procedury właściciela. Należy zbierać tylko dane potrzebne do określonego celu.
Czy można odrzucić niekompletny check-in?
Tak. Właściciel może odrzucić zgłoszenie i wskazać powód, jeśli informacje są niekompletne albo wymagają poprawy.
Czy weryfikacja działa przy self check-inie?
Tak. Proces jest szczególnie przydatny wtedy, gdy gość otrzymuje instrukcję wejścia zdalnie i nie spotyka gospodarza przy przyjeździe.
Kto odpowiada za zgodność przetwarzania danych gości?
Właściciel lub operator obiektu określa cele i zakres przetwarzania jako administrator danych. Guestant dostarcza narzędzie wspierające realizację skonfigurowanego procesu.
Poznaj Guestant
Połącz cały proces przed przyjazdem
Uporządkuj weryfikację przed przyjazdem
Zastąp serię wiadomości czytelnym procesem, który pokazuje, czego jeszcze brakuje do ukończenia check-inu.